Ustawienia zwrotów
Gdzie znajdę ustawienia zwrotów?
Wszystkie kwestie związane ze zwrotem towarów można dostosować w Portalu sprzedawcy w sekcji „Ustawienia zwrotów”.
Zwroty można przetwarzać na cztery różne sposoby. Aby poznać szczegóły każdego z nich, zapoznaj się z informacjami dotyczącymi obsługi zwrotów w Regulaminie dla sprzedawców (zob. punkt 13).
Opcja 1: Program etykiet zwrotnych Kaufland Global Marketplace (dla Kaufland.de)
Warunek korzystania z funkcji
Posiadasz zawartą umowę z DHL w sprawie zwrotu towarów oraz niemiecki adres, na który przesyłki mają być odsyłane.
System automatycznie generuje dla klienta etykietę zwrotną na warunkach określonych w Twojej umowie z przewoźnikiem. Aby uruchomić tę funkcję, wprowadź w odpowiednich polach swoją nazwę użytkownika i hasło do konta DHL oraz numer identyfikacyjny odbiorcy DHL (Receiver ID) dla Niemiec. W polu „Koszt pojedynczej przesyłki zwrotnej ponoszony przez klienta” wpisz kwotę, która zostanie potrącona z faktury korygującej, jeśli klient zwraca zamówienie o wartości poniżej 175 zł. Koszt zwrotu nie może w tym przypadku przekraczać 22 zł. Po uzupełnieniu danych kliknij „Zapisz”. Jeśli integracja kont przebiegnie pomyślnie, system automatycznie wygeneruje etykietę testową.
System obsługi zwrotów Kaufland.de – FAQ
Ile kosztuje korzystanie z systemu obsługi zwrotów Kaufland.de?
Korzystanie z systemu obsługi zwrotów jest bezpłatne. Sprzedawca lub klient ponoszą jedynie koszty wysyłki zwrotnej, zgodnie z określonymi przez Ciebie warunkami zwrotu.
Czy korzystanie z systemu obsługi zwrotów Kaufland.de jest obowiązkowe?
Nie, korzystanie z systemu nie jest obowiązkowe.
Czy mogę skorzystać z systemu obsługi zwrotów także w sytuacji, gdy to klient ponosi
koszty zwrotu (w przypadku zamówień poniżej 175 zł)?
koszty zwrotu (w przypadku zamówień poniżej 175 zł)?
Tak. Jeśli to klient pokrywa koszty odesłania paczki, zwrócimy Ci kwotę pobraną za wystawienie etykiety zwrotnej.
Cenę, którą klient
płaci za zwrot towaru, możesz samodzielnie określić w swoich warunkach zwrotu towaru.
Kiedy rozpoczyna się proces zwrotu środków za odesłany towar?
Zwrot pieniędzy zostanie zlecony niezwłocznie po potwierdzeniu przez Ciebie otrzymania przesyłki zwrotnej.
Jeśli zwrot nie zostanie przetworzony w ciągu trzech dni roboczych od daty jego doręczenia, system zatwierdzi go automatycznie.
W ciągu tych trzech dni roboczych masz możliwość odrzucenia zwrotu i skontaktowania się z klientem w tej sprawie.
Kiedy klient otrzyma etykietę zwrotną?
Etykieta zwrotna jest dostarczana klientowi natychmiast po zgłoszeniu przez niego chęci zwrotu towaru.
Jako sprzedawca nie musisz podejmować w tym celu żadnych dodatkowych działań. Oczywiście zawsze istnieje możliwość odrzucenia zwrotu i skontaktowania się z klientem w tej sprawie.
Opłata za wystawienie etykiety zostanie naliczona tylko wtedy, gdy zostanie ona faktycznie wykorzystana przez kupującego.
Jak mogę dostarczyć klientowi etykietę zwrotną?
Jeśli klient ma trudności z samodzielnym wygenerowaniem etykiety, możesz zainicjować procedurę
w sekcji „Zarządzanie zamówieniami” > „Zamówienia”. Wystarczy wyszukać numer zamówienia w polu na górze strony, a następnie najechać kursorem
na pozycję zamówienia. W menu po prawej stronie pojawią się trzy opcje – wybierz spośród nich „Rozpocznij procedurę zwrotu towaru”.
Część moich produktów wielkogabarytowych wysyłam za pośrednictwem firmy spedycyjnej i polegam na bezpośrednim kontakcie z kupującymi. Jak w takim przypadku działa system obsługi zwrotów?
Automatyczny system obsługi zwrotów obsługuje wyłącznie standardowe paczki kurierskie.
W przypadku towarów dostarczanych spedycyjnie, system automatycznie otwiera nowe zgłoszenie,
co umożliwia Ci bezpośredni kontakt z klientem w celu ustalenia szczegółów odbioru towaru.
Pamiętaj jednak, że takie oferty muszą być wcześniej przypisane do odpowiedniej grupy wysyłkowej z wybraną opcją dostawy spedycyjnej.
Czy klienci mogą zwrócić towar po upływie terminu odstąpienia od umowy?
Klienci mogą rozpocząć procedurę zwrotu towaru do momentu upłynięcia terminu odstąpienia
od umowy.Termin odstąpienia od umowy dla poszczególnych produktów można zdefiniować w sekcji „Warunki zwrotu towaru”.
Jak mogę się chronić przed nadużyciem prawa do zwrotu towaru przez klientów?
W przypadku każdego zwrotu istnieje możliwość jego odrzucenia i skontaktowania się z klientem.
Jeśli zwrot zostanie odrzucony, automatycznie zostanie otwarte nowe zgłoszenie.
Korzystając
z systemu obsługi zwrotów, możesz zwrócić się o pomoc do naszego Działu Obsługi Klienta.
Jak przetwarzane są paczki bez opłaconych kosztów transportu przesyłki?
Ponieważ w ramach automatycznego procesu klient zawsze otrzymuje gotową etykietę zwrotną (której koszt przewoźnik rozlicza bezpośrednio z Tobą), ryzyko wysłania przez kupującego paczki nieopłaconej lub za pobraniem zostaje całkowicie wyeliminowane.
Zakres pokrycia kosztów zwrotu towaru zależy od Twoich indywidualnych ustawień w sekcji „Warunki zwrotu towaru” w Portalu sprzedawcy.
Opcja 2: Automatyczna obsługa zwrotów z DPD
Zautomatyzowana integracja zwrotów DPD jest przeznaczona dla sprzedawców, którzy posiadają umowę z przewoźnikiem DPD i chcą usprawnić proces zarządzania zwrotami. Dzięki temu rozwiązaniu zaoszczędzisz cenny czas, przyspieszysz proces zwrotu środków dla naszych wspólnych klientów oraz optymalnie wykorzystasz stawki wynegocjowane bezpośrednio z DPD. Funkcja ta jest bezpłatna i działa w oparciu o dane z Twojej aktualnej umowy z DPD.
Oto jak działa automatyczny proces zwrotów:
- Automatyczne generowanie etykiet zwrotnych: Gdy tylko klient zgłosi chęć zwrotu, system wygeneruje etykietę zwrotną DPD na podstawie danych z Twojej umowy z przewoźnikiem. Nie musisz niczego ręcznie zatwierdzać.
- Aktywacja funkcji dla wielu kanałów sprzedaży: Zwroty DPD możesz skonfigurować dla wszystkich kanałów sprzedaży Kauflandu jednocześnie w ustawieniach funkcji. Wystarczy raz wprowadzić dane logowania, aby skonfigurować tę funkcję dla wszystkich aktywnych rynków.
- Dostosowanie ceny w zależności od kanału sprzedaży: Ustal cenę etykiety zwrotnej indywidualnie dla każdego kanału sprzedaży w odpowiedniej walucie krajowej (EUR, CZK, PLN). Ważne: Maksymalna cena etykiety zwrotnej wynosi 22 zł.
- Potwierdzenie adresu zwrotnego: Zatwierdź lub edytuj adres zwrotny, na który mają trafiać przesyłki DPD. Możesz ustawić adres oddzielnie dla każdego kanału sprzedaży. Ważne: Obecnie usługa DPD umożliwia zwroty wyłącznie na terenie Niemiec.
- Obsługa towarów niebezpiecznych: Produkty sklasyfikowane jako towary niebezpieczne są wykluczane przez system z automatycznego procesu generowania etykiet DPD. Jeśli klient zgłosi chęć zwrotu takiego produktu, w systemie zostanie utworzone zgłoszenie, a zwrot będzie wymagał Twojej ręcznej obsługi zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Konfiguracja automatycznych zwrotów DPD
Aby skonfigurować tę funkcję w Portalu sprzedawcy, wykonaj następujące czynności:
- W Portalu sprzedawców wybierz pozycję menu „Ustawienia” > „Ustawienia zwrotów”.
- W sekcji „Procedura zwrotu towaru” wybierz opcję „Zautomatyzuj generowanie etykiet zwrotnych dzięki integracji z kontem DPD”.
- Wprowadź swoją nazwę użytkownika („Delis ID”) i hasło do konta DPD.
- Ustal cenę etykiety zwrotnej dla każdego wybranego kanału sprzedaży (np. w złotych dla Kaufland.pl). Ważne: Cena etykiety zwrotnej nie może przekraczać 22 zł.
- Potwierdź dane adresowe do zwrotu zamówienia. Upewnij się, że są poprawne. Ważne: Adres do zwrotu towaru musi znajdować się w Niemczech.
Ważne: Aby móc korzystać z tej funkcji, musisz spełniać dwa warunki:
- Posiadasz zawartą umowę z DPD w sprawie zwrotu towarów. Jeśli jeszcze jej nie posiadasz, podpisz ją za pośrednictwem formularza dla klientów biznesowych DPD .
- Posiadasz dane dostępu do interfejsu API firmy DPD – nazwę użytkownika (Delis ID) i hasło. Jeśli nie posiadasz tych danych, skontaktuj się bezpośrednio ze swoim przedstawicielem handlowym DPD.
Posiadasz już umowę z DPD? Poproś przewoźnika o wygenerowanie danych dostępu do API. Zazwyczaj otrzymasz je w ciągu 1–2 dni roboczych od przesłania prośby o dostęp.
Nie masz jeszcze umowy z DPD? W pierwszej kolejności podpisz umowę z przewoźnikiem, korzystając z formularza dla klientów biznesowych, a następnie poproś o dane dostępu do API.
Automatyczna obsługa zwrotów z DPD – FAQ
Czy mogę korzystać z automatycznej obsługi zwrotów DPD na wszystkich moich kanałach sprzedaży Kaufland?
Tak. Konfiguracji dokonujesz tylko raz, a system automatycznie zastosuje ją na wszystkich kanałach sprzedaży Kauflandu.
Co się stanie w przypadku sprzedaży towarów niebezpiecznych za pośrednictwem marketplace Kauflandu?
Produkty sklasyfikowane jako towary niebezpieczne są automatycznie wyłączane z procesu automatycznego generowania etykiet. W przypadku takich ofert system utworzy zgłoszenie, w ramach którego obsłużysz przesyłkę samodzielnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Czy istnieje górny limit opłaty za etykietę zwrotną?
Tak, istnieje. Maksymalna kwota, jaką możesz ustawić za etykietę zwrotną DPD, wynosi 22 zł.
Czy klient otrzyma wygenerowany przez system kod QR do zwrotu zamówienia?
Nie. W przeciwieństwie do zwrotów realizowanych przez DHL, integracja DPD generuje wyłącznie etykiety w formacie pliku PDF, którą kupujący musi samodzielnie wydrukować. System nie udostępnia kodów QR do nadania paczki w punktach DPD.System nie udostępnia kodów QR do nadania paczki w punktachDPD.
Co się stanie, jeśli przekroczę trzydniowy termin na rozpatrzenie zwrotu?
Jeśli nie obsłużysz zwrotu w ciągu trzech dni roboczych od momentu dostarczenia paczki do Twojego magazynu, system automatycznie zatwierdzi zwrot środków dla kupującego – dokładnie tak samo, jak ma to miejsce w przypadku integracji DHL.
Opcja 3: Wysłanie spersonalizowanej wiadomości (dla wszystkich kanałów sprzedaży)
Ta opcja umożliwia przygotowanie szablonu automatycznej wiadomości, która wyświetli się klientowi w momencie, gdy zgłosi on chęć zwrotu towaru. Po wybraniu tej opcji otworzy się pole tekstowe, w którym możesz zredagować jej treść. Zarządzanie wiadomością odbywa się w zakładce „Automatyczna odpowiedź”, gdzie w każdej chwili możesz edytować treść komunikatu dla wszystkich swoich kanałów sprzedaży jednocześnie.
Opcja 4: Utworzenie zgłoszenia (dla wszystkich kanałów sprzedaży)
Opcja „Utwórz zgłoszenie” umożliwia klientowi bezpośredni kontakt ze sprzedawcą w celu sfinalizowania zwrotu. Po wybraniu tej opcji dla każdego zgłoszonego zamiaru zwrotu system automatycznie wygeneruje nowe zapytanie. Wszystkie otrzymane zgłoszenia od klientów możesz wygodnie obsługiwać w sekcji „Zarządzanie zgłoszeniami” > „Zgłoszenia”.
Gdzie mogę podać swój adres do zwrotu zamówienia?
Opcja 1: W zakładce „Adres do zwrotu towaru” możesz dodać lub edytować adres zwrotny dla każdego kanału sprzedaży z osobna (wybierając odpowiednią zakładkę na górze strony). Po wprowadzeniu danych zatwierdź je przyciskiem „Zapisz”.
Opcja 2: Na etapie dodawania magazynu możesz ustawić jego adres jako adres zwrotny.
- W Portalu sprzedawcy przejdź do zakładki „Ustawienia magazynu” i dodaj nowy magazyn.
- W sekcji „Użyj tego adresu jako adresu do zwrotu towarów dla następujących kanałów sprzedaży:” zaznacz wszystkie rynki, dla których dany magazyn ma być punktem docelowym dla zwrotów.
Pole do wprowadzenia adresu zwrotnego jest widoczne wyłącznie na stronie „Dodaj magazyn” – nie pojawia się ono podczas edycji już istniejących magazynów. Już dodane adresy możesz jednak w każdej chwili edytować w sekcji „Ustawienia zwrotów”.
Gdzie mogę dostosować termin odstąpienia od umowy dla sprzedawanych przeze mnie produktów?
W zakładce „Warunki zwrotu towaru” możesz dostosować czas na odstąpienie od umowy dla każdego aktywnego kanału sprzedaży (do wyboru w zakładkach na górze). Domyślny termin wynosi 14 dni. Zgodnie z Regulaminem dla sprzedawców (patrz punkt 13.1.2) bezpłatna wysyłka zwrotna przysługuje klientowi przy zamówieniach o wartości powyżej 175 zł. Aby zwiększyć poziom zadowolenia klienta, możesz zaoferować darmowy zwrot dla wszystkich zamówień (niezależnie od ich wartości), zaznaczając opcję „Zwroty wszystkich sprzedawanych przeze mnie artykułów są bezpłatne”.
Jeśli cena zakupu zwracanego produktu przekracza 175 zł (175,01 zł z wyłączeniem kosztów wysyłki i rabatów aktywowanych przez klienta), koszty zwrotu zamówienia ponosi sprzedawca.
Jak utworzyć regułę dotyczącą zwrotu środków bez konieczności odsyłania towaru?
Możesz tworzyć własne reguły automatyzacji zwrotów, które pozwalają na zwrot środków bez konieczności odsyłania produktu przez klienta. Funkcja ta jest bezpłatna i nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi opłatami dla sprzedawcy.
Gdy tylko zgłoszenie zwrotu spełni warunki zdefiniowanej przez Ciebie reguły, system automatycznie uruchomi procedurę zwrotu środków. Kaufland Global Marketplace poinformuje klienta o rozpoczęciu procedury oraz o tym, że może on zatrzymać towar dla siebie.
Aby utworzyć taką regułę, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- W „Ustawieniach zwrotów” wybierz opcję „Reguły automatyzacji” i kliknij przycisk „Utwórz nową regułę”.
- Wybierz kanał sprzedaży, dla którego chcesz utworzyć regułę.
- Nazwij regułę i ustal limit cenowy pomniejszony o koszty wysyłki, dla którego reguła ta ma obowiązywać.
- Opcjonalnie możesz określić dodatkowe warunki, takie jak konkretne kategorie produktów lub powody zwrotu.
W każdej chwili możesz dostosować lub usunąć utworzone reguły. Pełną listę zwrotów zrealizowanych bez odsyłania towaru znajdziesz w sekcji „Ustawienia zwrotów”. Dodatkowo drogą mailowo dostaniesz informację o każdym takim automatycznym zwrocie.
FAQ
Dlaczego nie mogę rozpocząć procedury zwrotu mimo podania danych uwierzytelniających do konta DHL?
Sprawdź, czy podane dane uwierzytelniające są prawidłowe. Szczególną uwagę zwróć na to, czy wypełnione pola nie zawierają dodatkowych spacji.
Co się stanie, gdy klient rozpocznie procedurę zwrotu za pośrednictwem Działu Obsługi Klienta?
Jeśli klient zwróci się bezpośrednio do Działu Obsługi Klienta, zwrot pieniędzy za zamówienia, które nie muszą zostać zwrócone, zostanie dokonany ręcznie zgodnie z uprzednio zdefiniowanymi przez Ciebie wytycznymi. Proces ten odbywa się bez Twojego udziału.